Prontuário Eletrônico: Como tornar sua clínica mais lucrativa usando GED

A enorme quantidade de informações dos clientes, exames realizados e documentos emitidos diariamente pelas clínicas de saúde ocupacional, reflete a importância de uma boa gestão de documentos de saúde ocupacional.

Afinal, arquivar milhares de documentos de forma lógica e organizada pode despender um bom tempo da sua equipe em trabalhos manuais, e um bom espaço físico. Saiba que o prontuário eletrônico e a GED podem ser bastante positivos para você.

E não é só isso, diversos documentos precisam ser armazenados por um período mínimo de 20 anos, conforme legislação. E lembrando, são dados sigilosos que pedem segurança da informação.

Você já parou para pensar que esta pode não ser a melhor maneira de realizar esta atividade? Entenda aqui como o prontuário eletrônico e a gestão eletrônica de documentos vão ajudar você tornar a sua clínica de saúde ocupacional mais lucrativa.

O que é prontuário?

A palavra prontuário tem origem no latim promptuarium e tem como significado: “lugar onde são guardadas coisas de que se pode precisar a qualquer momento”.

O termo “prontuário médico” mantém esse significado, já que concentra os registros da saúde de um paciente, com informações essenciais desde seu nascimento até sua morte.

A maneira mais utilizada para se armazenar essas informações através dos anos é o registro em papel. Entretanto, essa forma de reunir os dados está exposta a vários riscos, como: extravio, quebra de sigilo e corrosão pelo tempo.

Outro problema do papel é a falta de mobilidade dos dados e a necessidade de ser refeito a cada novo médico, com que o paciente se consulta. Isso faz com que as informações sejam muitas vezes incompletas ou omitidas.

Em um contexto em que a medicina avança, possibilitando conhecer mais sobre as doenças e o funcionamento do corpo com exames mais específicos, somado ao progresso da informática na área da saúde, criou-se o ambiente perfeito para o desenvolvimento do Prontuário Eletrônico.

Quando foi criado o Prontuário Eletrônico?

Os primeiros sistemas de prontuário eletrônico começaram a surgir nos Estados Unidos a partir dos anos 60.

Como os computadores não eram tão populares, a adesão inicial ficou por conta de grandes hospitais em parceria com universidades, como Harvard.

A partir dos anos 80, cresceram os esforços para a informatização da saúde, tanto que em 1991, o Institute of Medicine – IOM (órgão de estudos sobre a saúde norte-americana publicou um relatório pedindo a eliminação de registros de pacientes baseados em papel dentro de 10 anos, mas o progresso tem sido lento.

No Brasil, a regulamentação do Prontuário Eletrônico Digital foi implementada em 2002, quando o Conselho Federal de Medicina (CFM) definiu suas características gerais na resolução 1638.

A resolução 1638/2002 do CFM define prontuário do paciente como “um documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo”.

Prontuário Eletrônico em Saúde Ocupacional

 

Pense em um cenário ideal para o seu médico clínico acessar um local onde ele possa centralizar as informações dos agendamentos de exames, os dados dos pacientes, a anamnese padronizada com todas as perguntas que devem ser feitas.

Afim de garantir que nenhuma será esquecida e ainda analisar os resultados dos exames e prescrições do atendimento clínico em um único local, ter um prontuário eletrônico, possibilita tornar real a descrição acima e aumenta os lucros da sua clínica.

Eliminação do papel

A preocupação com o meio ambiente é dever de todas as empresas. Reduzir papel significa ter consciência ecológica e ainda auxilia na redução de custos para a sua clínica, tanto pela diminuição de impressões, quanto pelo local físico que ocupam.

Agilidade

Com todas as informações e documentos centralizados em um prontuário eletrônico na nuvem, o processo de recebimento de exames de laboratórios, análise dos resultados e emissão do ASO se torna mais ágil e assertivo.

Maior produtividade

Com um prontuário personalizável, o próprio médico cria os campos necessários, tornando a consulta e, posteriormente, a busca das informações, mais rápida e objetiva.

Segurança da Informação

No mercado há softwares de saúde ocupacional que fornecem prontuário eletrônico na nuvem, o que permite acessa-lo a qualquer momento e lugar.

Além desta flexibilidade, os backups das informações são diários e os dados são criptografados, o que evita perda de dados e garante sigilo das informações.

Se o prontuário eletrônico por si só já traz todos esses benefícios, imagina maximizar os lucros da sua clínica utilizando também o GED ou gestão eletrônica de documentos. Confira!

Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

Essa gestão envolve não só o tratamento das informações em papel, como também a organização dos documentos já criados de forma eletrônica, que passam a ter padrões de formatos e controle de versões.

Desta forma, todas as informações serão armazenadas e organizadas por meio da sua relevância – como por exemplo, nome do cliente, data ou palavra específica, tornando a sua consulta mais ágil e assertiva. Além disso, por meio do histórico de acessos é possível por quem e quando o arquivo foi acessado ou modificado.

Para uma área que envolve tantos clientes, informações e documentos que devem ser armazenadas por bastante tempo – inclusive alguns por até 20 anos, como prontuários médicos, resultados de exames e LTCAT – a GED é uma facilidade e segurança importante de ser avaliada e colocada em prática.

Saiba quais são os principais benefícios

Otimização do espaço físico

Quanto mais clientes e mais tempo sua clínica de saúde ocupacional estiver no mercado, mais as pilhas de papel irão aumentar. Isso significa a necessidade de um espaço maior a ser ocupado por documentos impressos.

Por que não utilizar este espaço para acomodar melhor a sua equipe ou mesmo ampliar o espaço de atendimento? Esta pode ser uma boa opção, inclusive, para modernizar o seu ambiente.

Guarda de documentação obrigatória

Diversas são as normas que orientam a guarda de documentos. A NR 07 aponta que prontuários médicos e resultados de exames devem ser mantidos por 20 anos.

A Instrução Normativa INSS/DC 078, aponta que o LTCAT precisa ser armazenado por este mesmo período, podendo chegar até 30 anos, conforme situação do trabalhador.

Ainda, o Decreto-Lei nº5.452, artigo 630, inciso 4º indica a necessidade de documentos relacionados à fiscalização do trabalho estarem disponíveis nas empresas.

Diante destas colocações legais que tratam a guarda de documentação obrigatória, é possível compreender a importância de ter os documentos em formato eletrônico. Com o tempo, o papel vai se degradando e, apesar de ninguém querer pensar muito sobre o tema, pode evitar problemas com o sinistro de um incêndio, por exemplo.

Outro ponto importante a frisar é que, ao transformar estes documentos no formato digital, outro problema é superado: ao invés de ter diversos papeis com letras diferentes de muitos profissionais e, muitas vezes ilegível, há uma padronização das informações.

Organização

O tempo que a sua equipe investe em tarefas manuais de organização e pesquisa de documentos pode ser otimizado para tornar o processo de atendimento melhor e mais ágil, por exemplo, ou até mesmo para conquistar novos clientes. Este ganho de produtividade se traduz em redução de custos.

Se você ainda não havia pensado na possibilidade de utilizar tanto o prontuário eletrônico quanto a gestão eletrônica de documentos em sua clínica de saúde ocupacional, com certeza você ficou inclinado a buscar um fornecedor não é mesmo?

O gargalo da clínica está na quantidade de informação e documentação gerada e, com certeza, um investimento para tornar toda esta demanda automatizada vale a pena.

Os ganhos são muitos em diversos campos: agilidade, produtividade, segurança da informação, organização e otimização de espaço físico. Todos estes fatores impactam diretamente na redução de custos. Com um bom trabalho da gestão da clínica, esta diferença poderá ser medida em um período de curto a médio prazo.

Certifique-se que o fornecedor de software de saúde ocupacional possua estas duas soluções na sua oferta de serviços. Ou, ofereça o prontuário eletrônico em seu software, de forma a possibilitar integração com o GED.

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