Empresas que não utilizam o Gerenciamento de Documentos tendem a ter mais problemas com a administração dos papéis, isso por conta da quantidade e circulação dos mesmos em diversos setores.
Dessa forma, é necessário que os documentos estejam bem organizados e possam ser encontrados sem nenhuma dificuldade.
Como resultado, você terá seu tempo otimizado e custos reduzidos, pois não precisará se preocupar realizar impressões de documentos e encontrar algum lugar para guarda-los.
Confira o artigo completo e saiba como mudar a dinâmica da sua empresa.
O que pode mudar com a implementação digital
Automatizar Tarefas e Melhorar a Eficiência dos Processos
Empresas que aderem o Software GED têm a dinâmica dos seus colaboradores transformadas. Isso porque, o software faz com que haja agilidade no acesso às informações e documentos da empresa.
Veja alguns benefícios que o software dispõe:
- Controle de vencimento dos documentos;
- Métodos de pesquisa inteligente que interpretam diversos critérios e formatos;
- Agiliza a distribuição de documentos com fluxos de trabalho automatizado e notificações;
- Reduz erros trabalhistas e administrativos com aplicação da indexação por reconhecimento ótico automatizado (OCR);
- Gestão de arquivos através de qualquer dispositivo (desktop, tablet ou mobile);
- Minimiza a perda e desvios de documentos;
- Distribui documentos sem enviar anexos.
Melhorar a comunicação entre os departamentos de toda a organização
Sistemas de gerenciamento de documentos, tornam o acesso e o compartilhamento dos conteúdos, mais prático e seguro, além de controlar os acessos por tempo ou permissões diretas.
A ferramenta correta pode resolver:
- Problemas de geografia no acesso, permitindo que a barreira da distância ou localização dos documentos não se torne um problema;
- Integra-se perfeitamente a seu site, apresentando uma maneira consistente de abordar os clientes, facilitando o compartilhamento dos documentos com segurança;
- Equilibrar a acessibilidade com segurança, mantendo um controle restrito sobre quais documentos estão disponíveis, para a equipe ou para o público.
Concentração de esforços no que é importante para o negócio
Saber qual sistema GED aderir é muito importante, pois fazendo a escolha certa a organização pode:
- Recuperar documentos e informações essenciais sem que os funcionários deixem seu local de trabalho;
- Mantenha o controle de documentos que devem ser vistos e assinados por outro pessoal;
- Instantaneamente responder solicitações de informações de auditores e clientes para eliminar retornos e esperas;
- Responde mais rapidamente aos questionamentos dos clientes;
- Melhorar a qualidade dos serviços ao cliente o que acaba levando a outros negócios.
Para implementar um sistema de gerenciamento de documentos, é preciso fazer alguns investimentos iniciais. Sabendo disso, vários estudos de mercado e cases, mostraram que isso leva a economias de médio e longo prazo.
As organizações podem economizar dinheiro a longo prazo:
- Eliminando os custos de arquivamento, duplicação e recuperação de armazenamento fora do local;
- Reduzindo o tempo de inatividade das organizações em caso de desastres como inundações, incêndios ou roubo;
- Substituindo o espaço de armazenamento de papel por mais estações de trabalho ou outras atividades geradoras de receita produtivas.
O software de gerenciamento de documentos, é uma ferramenta que pode vistoriar completamente os processos manuais. Confira também o nosso artigo, onde falamos o motivo de 72% das empresas brasileiras estão atentas a esse software.
Digitalizando e controlando documentos eletrônicos, podemos eliminar o armazenamento de papel, simplificando as operações e aderindo um novo método de comunicação.
Em vista disso, as organizações resolverão seus problemas e com o retorno do seu investimento, transformarão tarefas administrativas em atividades geradoras de receita e lucro!
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