OCR: Reconhecimento Óptico de Caracteres

Pela falta de um conteúdo completo e detalhado sobre as novas tecnologias ligadas à Gestão Eletrônica de Documentos, muitas pessoas acabam não entendo o que é cada uma e quais são suas funcionalidades, como OCR, ICR e IHR, por exemplo.

Embora essas três tecnologias estejam interligadas, cada uma possui uma funcionalidade e uma complementa a outra.

Neste artigo, falaremos especificadamente sobre o Reconhecimento Óptico de Caracteres e a sua capacidade de ajudar as empresas a obterem mais resultados através da praticidade e otimização de tempo.

Este assunto é do seu interesse? Então siga comigo!

O que é OCR?

OCR é uma tecnologia desenvolvida para converter diversos tipos de documentos em dados pesquisáveis e editáveis. Isso porque ele tem a capacidade de reconhecer as letras e palavras de um documento em imagem e facilitar a busca por informações especificas.

Existe alguma regra quanto a cores para realizar esse reconhecimento?

Geralmente a imagem digitalizada é medida de acordo com suas áreas claras e escuras, como em um processo binário, onde as áreas em preto são consideradas figura, ou seja, um caractere, enquanto as áreas brancas são tidas como fundo.

E depois de alguns aprimoramentos, a utilização de imagens coloridas também é permitida, não tendo mais que se preocupar com a questão do contraste, além de existir técnicas que permitem que a imagem seja preparada antes de realizar o reconhecimento ópticos dos caracteres.

Como saber se um documento é pesquisável?

Para saber se um documento é pesquisável ou não, basta tentar selecionar o conteúdo contido nele ou apertar o botão CRTL + F, para ter a opção de pesquisar, através de palavras-chave, as informações que você precisa no momento. Caso nenhuma dessas ações dê certo, significa que seu documento ainda não é pesquisável.

Quais são as vantagens de utilizar essa tecnologia

Utilizando o OCR em seus documentos, você poderá realizar buscar internas, recortar uma parte do conteúdo e usar em um novo documento, entre outras alterações que podem ser feitas. Porém, é importante saber que o documento não pode ser editado, isso seria adulteração, mas as demais edições citadas podem ser feitas.

Com essas funcionalidades, você pode otimizar muito o seu tempo, pois não será mais necessário ficar horas lendo um contrato até achar a informação que você precisa.

Inclusive, todas as informações estarão seguras e o risco de perder algum documento é reduzido. Sem contar que o compartilhamento das informações é mais rápido e isso influência na eficiência das tomadas de decisões na empresa.

Mas se eu não tiver OCR, quais seriam os empecilhos?

Suponha que você tenha recebido um contrato por e-mail e precisa pesquisar algumas informações importantes nele. Para fazer isso, é preciso usar o OCR, que irá separar as letras da imagem, permitindo que você faça pesquisas no conteúdo através de palavras-chave, como “multa”, por exemplo.

Colocando essa palavra-chave, todos os parágrafos e frases que contém a palavra “multa”, serão destacados e você terá facilidade para encontrar as informações que deseja.

Sem o OCR, é possível fazer pesquisas dentro deste documento?

A resposta é não. Para encontrar alguma informação, seria necessário ler todo o conteúdo do contrato e então marcar o que fosse necessário.

Imagine quanto tempo seria desperdiçado, sendo que com o OCR, você poderia fazer isso em questão de segundos.

Embora pareça uma situação simples, estamos falando apenas de um contrato. Agora considere a quantidade de documentos que tem na sua empresa? Imagine ter que ler todos eles, apenas para ter algumas informações. Complicado, não é mesmo?

É por isso que investimos nessa tecnologia, a fim de otimizar o seu tempo e permitir que, através Full Text Search, recurso de busca de conteúdo, os processos na sua empresa sejam agilizados.

O que é Full Text Search?

O Full Text Search Search é uma técnica na qual se utiliza a indexação das palavras dentro de um campo de texto. Ele examina todas as palavras do documento, enquanto tenta corresponder aos critérios da pesquisa.

Esse mecanismo está aliado ao OCR, o que torna a sua pesquisa dentre dos documentos muito mais ágil e precisa.

Qual é o principal diferencial do OCR?

Existem diversos fatores que fazem uma tecnologia ser inovadora e revolucionária, mas, neste cenário, um dos mais relevantes é a estruturação de dados.

Com essa estruturação, é possível padronizar as ações e definir os melhores procedimentos acerca das informações que serão transmitidas.

Isso é importante para que no momento em que alguém quiser realizar um cadastro na sua empresa, não será necessário que a pessoa tenha os documentos em mãos, bastando apenas que ela envie uma foto do seu documento de identidade. Em seguida o setor responsável pelo cadastro de clientes irá aceitar esses dados como confiáveis.

Essas são apenas algumas das funcionalidades do OCR, inclusive essa tecnologia pode ser aderida em qualquer segmento, independentemente do porte.

Se você gostou desse artigo, leia também o conteúdo complementar sobre Reconhecimento de palavras cursivas, uma das abordagens tríplices utilizadas pela Taugor.