GED e ECM na mira de 72% das empresas do Brasil

Recentemente foram feitas pesquisas no mundo inteiro, pelas quais foi possível concluir que o mercado de ECM e GED, possui um campo vasto para ser explorado.

Dentre as empresas que foram pesquisadas, 89% reconhecem que essas tecnologias tem um alto potencial de sucesso.

Inclusive, muitas já inseriram ou têm planos de adéqua-las aos seus planejamentos estratégicos, e no Brasil este número é de 72%.

Nesse artigo, saiba quais são os motivos que levaram a digitalização e a gestão eletrônica se tornarem destaques.

Por que aderir a digitalização e gestão eletrônica 

Entre os principais motivos que fizeram esses software atrair a atenção das empresas, está o gerenciamento de arquivos eletrônicos.

Em relação a seus correlatos em papel, se refere à economia, melhor utilização de espaço físico e a segurança. Sem esquecer os aspectos de conformidade e probatórios ligados à certificação digital.

Foi feita uma pesquisa pelo CENADEM, e foi observado que 25% dos entrevistados afirmam redução no voluma no volume de papéis ao contratar os serviços de GED

GED e ECM segundo Marcelo Klarmann

Marcelo Klarmann, da Rede & Imagem Tecnologia, especializada em GED, relata que o Brasil tem evoluído neste mercado.

Embora as empresas brasileiras não estejam no mesmo nível, em relação a outros países, ele relata que: “Comparada ao resto do mundo, principalmente aos Estados Unidos, nossa indústria ainda sofre demais com as amarras do Estado. Principalmente com relação à legislação”, comenta.

Algumas dessas amarras se referem às exigências feitas pelas instâncias públicas aos setores do mercado. Impedindo o investimento em digitalização de arquivos, ou ainda, de terceirizar a gestão.

Regionalmente, o estudo da CENADEM mostra que o Sudeste lidera em fornecedores e clientes de GED e ECM, com 77%. Na sequência, vêm Centro-Oeste (58%), Nordeste (57%), Sul (55%) e Norte (46%).

Localizada no Sul, em Porto Alegre-RS, a Rede & Imagem analisa a região como um mercado em reaquecimento.

“O panorama do mercado do Sul em relação à digitalização e GED/ECM é de retomada, da mesma forma que a economia como um todo. Existem sinais claros de que a recuperação econômica está se intensificando.

Em vista disso, as empresas estão cada vez mais abertas à essa evolução. Reconhecendo a importância da ideia de que investir em plataformas onde poderão guardar documentações digitais”, comenta.

Setorialmente, Klarmann destaca que as administrações públicas e a saúde são áreas mais inclinadas à terceirização do serviço de digitalização e gestão de documentos.

Já o setor financeiro não se inclina para a terceirização. Como também os fundos de pensão que se adaptam muito bem à digitalização.

Veja agora o estudo que o CENADEM realizou

“O levantamento mostrou que fornecedores de ECM, GED e tecnologias correlatas têm maior atuação, no Brasil, junto a bancos, seguros, previdência e fundos de pensão, que totalizaram 54% do nicho no período analisado”.

O Governo, por sua vez, atingiu uma fatia de 50% no uso das soluções e serviços da área. Enquanto hospitais, laboratórios, clínicas e planos de saúde ficaram com 47%.

Entretanto, os serviços e tecnologias de GED e ECM podem se aplicar a empresas de quaisquer setores, explica Klarmann. “Só é fundamental entender o que se está buscando, e, quanto mais específico, melhor. Por exemplo, reduzir custo é um objetivo muito genérico.

É importante ter mais clareza em como diminuir de 2 dias para 3 horas o tempo que a empresa leva para cobrar o cliente”. Esclarece o executivo”.

Se pensarmos em um hospital, onde a documentação necessária para cobrança precisa passar fisicamente por diversos setor, sem ter passado pela digitalização de arquivos, isso atrasaria demais o processo.

“Podemos concluir que, ao passar pela digitalização, os processos seriam agilizados. E os colaboradores teriam mais tempo para cuidar de outros assuntos dos seus respectivos setores” comenta.

De acordo com o especialista, o fornecedor precisa ajudar a empresa a entender onde estão seus gargalos. E para isso, é importante que tenha experiência.

O que você precisa saber antes de contratar os serviços GED ou ECM

O que equivale a sugerir que, o interessado em contratar GED ou ECM, pesquise e compare cases e resultados anteriores. Isso com o objetivo de realizar um seleção de opções.

“Muitas vezes é importante que o fornecedor esteja presente no mesmo local do cliente. Em outros casos, isso não importa tanto.

O mais relevante é comparar pelo menos 2 fornecedores. E ter um teste de uso da ferramenta por 15 dias ou até um mês. O que permitirá conhecer a mesma com mais profundidade”, recomenda ele.

Klarmann também lista alguns erros que podem ocorrer em projetos de digitalização e gestão eletrônica de documentos, e como evitá-los.

Para o especialista, um dos principais enganos é estimar um determinado prazo antes de fazer um teste de conceito. O que poder levar uma semana até um mês.

“É comum que os processos de preparação dos documentos levem mais tempo, o que pode atrasar um projeto. Ou, que a indexação não seja tão simples quanto parecia. E, nesse caso, o tempo de duração pode até dobrar”, explica.

Para evitar esta situação, Klarmann recomenda que o cliente exija um fornecedor que tenha tido experiências anteriores. Podendo demonstrar projetos realizados.

Inclusive, realizar todos os testes antes dos investimentos mais pesados. Como aquisição de scanners e contratação de pessoal, também é fundamental, segundo o executivo.

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Referências:

Disponível aqui.